Trưởng bộ phận Hành chính

Mô tả công việc

Giám sát hoạt động hàng ngày của Bộ phận hành chính văn phòng và nhân viên, bao gồm:

Công tác Quản lý và Hậu cần:

– Xây dựng, rà soát và cải tiến hệ thống, chính sách và thủ tục hành chính.
– Đảm bảo văn phòng được dự trữ các vật tư cần thiết và tất cả các thiết bị đang hoạt động và được bảo trì đúng cách.
– Quản lý việc cấp phát đồng phục, thiết bị vật dụng theo chính sách cũng như điều phối xe chở hàng, chở khách,…
– Quản lý việc sử dụng trang thiết bị, tài sản của công ty.
– Quản lý hiệu quả các công việc liên quan đến đi công tác (nhà ở, visa, máy bay, đi lại …)
– Thực hiện các hoạt động chống lãng phí chi phí.
– Đảm bảo sự an ninh của môi trường làm việc và khu vực văn phòng công ty.
– Tổ chức các sự kiện của công ty.
– Lập kế hoạch và kiểm soát ngân sách GA hàng năm.
– Đưa ra các sáng kiến để cải tiến thủ tục, đẩy mạnh hoạt động Kaizen và 5S toàn văn phòng, kể cả chi nhánh.
– Tuyển dụng, đào tạo và đánh giá nhân viên và giải quyết vấn đề khi cần thiết.

Công tác Nhân sự:

– Quản lý các nghiệp vụ và hồ sơ liên quan đến chấm công, hồ sơ nghỉ phép của nhân viên, hồ sơ nghỉ ốm, nghỉ phép.
– Tổ chức hệ thống lưu trữ các tài liệu quan trọng của tổ chức.
– Thực hiện các nhiệm vụ hành chính liên quan đến thay đổi hoặc điều chỉnh nhân sự (nhân viên mới, nhân viên nghỉ việc,…)
– Hệ thống, duy trì và cập nhật các chính sách, văn bản quy phạm pháp luật của tổ chức.
– Cập nhật và thực hiện tất cả các chính sách cần thiết và cải tiến các chính sách và thủ tục liên quan đến nguồn nhân lực, khi cần thiết.
– Thực hiện các dự án và nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Giám đốc Nhân sự.

Yêu cầu công việc

– Tốt nghiệp Đại học, chuyên ngành: Quản trị hành chính, QTKD…
– Ngoại ngữ: tiếng Anh giao tiếp liên quan đến công việc (Toeic 450).

Các kỹ năng & kiến thức khác:

– Trên 3 năm làm việc ở vị trí tương đương tại các Công ty thương mại, dịch vụ.
– Kiến thức về Quản trị hành chính, Kaizen/6S.
– Kỹ năng giải quyết vấn đề mạnh mẽ, tư duy phản biện, huấn luyện, giao tiếp giữa các cá nhân bằng lời nói và văn bản.
– Kỹ năng quản lý thời gian, chịu được áp lực công việc.
– Khả năng lập kế hoạch, và theo dõi nhiều dự án, thời hạn hoàn thành (deadline)
– Sử dụng thành thạo máy tính, đặc biệt là MS Office.
– Cẩn thận, khéo léo, chu đáo, nhiệt tình và năng động.

NỘP HỒ SƠ ỨNG TUYỂN